ビジネスマナー  » 電話は「今、よろしいでしょうか」を忘れてはいけない

　電話がつながったら、先方の会社名を確認して、自分の名前を名乗ってから、取り次いでほしい相手の部署名と名前を告げます。

　名乗らずに、いきなり「○○さんをお願いします」などというのはマナー違反。このとき、「いつもお世話になっています」と一言添えます。いわば社交辞令のようなものなので、忘れないようにしましょう。

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　会社によっては部署名がわからないと取り次いでもらえないこともあります。また同姓の社員がいる場合も考えられますので、事前に相手の所属とフルネームを確認しておきましょう。

　相手が出たら、再度自分の名前を名乗って、忙しい時間帯だったら、「今、お話してもよろしいでしょうか」と聞きます。

　簡潔に話すのが大切ですが、これを省略してはいけません。用件がすんだら、「失礼いたします」と挨拶をして電話を切ります。

　電話はかけたほうから切るのが原則です。相手が目上の人だったり、お得意様などの場合は、自分から切らずに、相手が受話器を置くのを確認してから切るように。切るときは、ガチャンと大きな音をたてて受話器を置いてはいけません。

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　電話機のフックを指でおさえて切る人がいるようですが、乱暴にすれば、相手は不快な切り方と思うでしょうから注意しましょう。

　電話で用件を伝えるときは手際よく、漏れのないように伝えます。あらかじめメモを用意しておいたり、最初に結論から話し出すのもいい方法です。

　また聞き間違えやすい言葉にも注意します。数字の「1」と「7」のようにまぎらわしい言葉は、間違いのないように丁寧に伝えるか、「イチローの1」、「セブンの7」などと言い換えます。

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