企業や団体は、業務を効率的におこなわなければなりません。そのために必要な、書類の管理や、関係機関への連絡・手続きなど、広い範囲の事務の仕事を専門とするのが、「総務事務員」です。

　ある商社の場合で見ると、総務事務員は、その日届いたたくさんの郵便物を、各部署の担当者ごとに仕分けして、届けます。また、社員の出勤状態をチェックします。このデータは、給料やボーナスの判定資料になります。筆記用具や封筒、伝票などの事務用備品を管理するのも総務事務員で、不足のものがある時には、業者に注文して補充します。

　総務事務員はまた、さまざま文章や書類を作成したり、管理したりします。書類の中には、「発注書」や「契約書」、さらには、法律で書式の定めらたものまでさまざまなものがあります。総務事務員は、こうした書類の書き方や、手続きの方法、関連する法律などを、よく知っていることが必要です。

　また、そうした法律にかかわる届け出書類の写しや、契約書、発注書などは、会社にとっては重要書類なので、厳重に保管します。総務事務員は、この他にも、労務管理の仕事も担当し、健康保険、厚生年金、雇用保険などの手続きや届出をおこないます。いずれも、正確な事務処理がなにより重要です。この他にも、社員に関わる結婚式や葬式、社内の行事の連絡・対応など、総務事務員の仕事は、幅広い分野に及びます。